Von Simone Heim und Martina Leser
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Unsere Bettendisponentinnen koordinieren die Ein- und Austritte der Patientinnen und Patienten auf der Barmelweid. Was einfach klingt, ist eine sehr komplexe Aufgabe, denn verschiedene Einflussfaktoren und Richtlinien müssen bei der Planung berücksichtigt werden. Zudem können nicht immer die Eintritts-Wunschdaten der Zuweiserspitäler erfüllt werden. Je nach Auslastung haben unsere Pflegeteams – mit vielen sehr pflegebedürftigen Patientinnen und Patienten – so manchmal strenge Arbeitstage. Im Blog werfen wir einen Blick auf die Abläufe unserer Bettendisposition.
Unsere Bettendisponentinnen planen die Ein- und Austritte der meisten Patientinnen und Patienten auf der Barmelweid (eine Ausnahme bilden die Patientinnen und Patienten der Schlafmedizin und der Langzeitpflege). Was einfach klingt, ist eine sehr komplexe Aufgabe. Intern und extern sind viele Stellen involviert, Wünsche und Richtlinien müssen berücksichtigt und gleichzeitig alle Betten immer optimal belegt werden, damit der Betrieb rentabel bleibt – denn wie alle anderen Spitäler kämpft die Barmelweid mit der Herausforderung, am Ende des Jahres schwarze Zahlen zu schreiben. «Häufig müssen wir eine Art Spagat machen, um möglichst vielen Ansprüchen gerecht zu werden, doch meist schaffen wir es, die jeweils beste Lösung umzusetzen», sagt Simone Heim, Leiterin Bettendisposition.
Im Sinne eines interdisziplinären Austauschs findet im Bereich DIM (Departement Innere Medizin) täglich von Montag bis Freitag um 7.50 Uhr der Daily-Huddle im Büro der Bettendisposition statt. Den Huddle leitet jeweils eine Bettendisponentin. Dabei erhalten alle Teilnehmenden einen Überblick über die momentane Auslastung, die Wartefristen und Ressourcen des Pflege- und Arztdienstes sowie über den Stand der Rückverlegungen ins Akutspital. Im Bereich DPP (Departement Psychosomatische Medizin und Psychotherapie) findet der Huddle zweimal wöchentlich nachmittags statt.
Damit alles rechtzeitig für den Huddle bereit ist, beginnt die Bettenplanerin ihren Arbeitstag jeweils um 7 Uhr. Am Montag startet der Tag noch früher: «Man weiss nie, was einem nach dem Wochenende erwartet», erzählt Simone Heim.
Nach dem Huddle macht sich das Team der Bettendisposition an die Arbeit. Das Team besteht aus sechs Mitarbeiterinnen und ist in zwei Aufgabenbereiche eingeteilt: in die Bettenplanung und die Kostengutsprache. Priorität hat jeweils der nächste Eintrittstag, aber das Team behält auch immer den Überblick über die kommenden Tage. Doch welche Abklärungen und Arbeitsschritte sind genau nötig, bis eine Patientin oder ein Patient tatsächlich auf der Barmelweid eintreten kann?
Rehapotenzial muss vorhanden sein
Wenn eine Patientin oder ein Patient auf der Barmelweid eintritt, liegen bereits eine Vielzahl von Arbeitsschritten hinter den Mitarbeiterinnen unserer Bettendisposition. Simone Heim erklärt: «Unsere Patientinnen und Patienten im Bereich DIM werden mehrheitlich von einem Akutspital überwiesen. Wir teilen dem Akutspital mit, ab wann wir das nächste freie Bett anbieten können. Wir führen aber auch eine Warteliste und geben immer unser Bestes, um das Wunschdatum des Zuweiserspitals berücksichtigen zu können. Dann machen wir die Fallaufnahme und das Kostengutsprachegesuch wird an die Kostenträger gesendet. Danach folgt die Pflegeabklärung, die unser Care-Management macht.»
Bei Patientinnen und Patienten, die für die Rehabilitation eintreten, muss gewährleistet sein, dass ein Rehapotenzial besteht. Dies bedeutet, dass ein besserer Gesundheits- und Funktionszustand erreichbar ist und dass sie körperlich genug fit sind, um an den Rehaprogrammen, zum Beispiel der Physiotherapie, teilnehmen zu können. «Deshalb ist der Austausch mit unserem Care-Management essenziell. Je nach Einschätzung muss der geplante Eintritt zeitlich auf einen späteren Zeitpunkt verschoben werden. Bei Unklarheiten werden auch die Kaderärztinnen und -ärzte in den Entscheid miteinbezogen», erklärt Simone Heim.
Das Ziel ist, dass die definitive Entscheidung, ob eine Patientin oder ein Patient aufgenommen werden kann, drei Tage vor dem geplanten Eintritt getroffen wird. «Uns ist eine transparente Kommunikation mit unseren Zuweisenden sehr wichtig», erklärt Simone Heim. Und: Eintreten kann nur, wer von seiner Krankenversicherung die Kostengutsprache erhalten hat. Die Überwachung der Kostengutsprache ist einer der Aufgaben unseres «KoGu»-Teams (Kostengutsprache-Team).
Meist erfolgt eine Kostengutsprache reibungslos – aber nicht immer. Aurora Dermaku vom KoGu-Team sagt dazu: «Erhalten wir eine Kostengutsprache nicht rechtzeitig, telefonieren wir mit den Krankenkassen, um herauszufinden, wo das Problem liegt. In der Regel erfolgt die Gutsprache dann aber schnell.» Nicht alle Krankenkassen haben die gleichen Vorgaben und Vorgehensweisen. Aurora Dermaku kennt diese aber alle auswendig und weiss auch bei jeder Versicherung, wie die Rückmeldung am schnellsten gelingt.
Vorstationärer Erstkontakt in der Psychosomatischen Medizin und Psychotherapie
Patientinnen und Patientinnen, die eine Behandlung in der Psychosomatischen Medizin und Psychotherapie erhalten, treten in der Regel von zu Hause aus ein und nicht aus einem Spital. Oft werden sie von ihrer Hausärztin/ihrem Hausarzt oder von ihrer Psychologin/ihrem Psychologen, die sie ambulant behandeln, überwiesen. «Diese Patientinnen und Patienten führen vor dem Eintritt mit einer/m ärztlichen oder psychologischen Mitarbeitenden auf der Barmelweid ein Vorgespräch zur Klärung der Diagnose und der Behandlungsindikation und füllen einen Fragebogen aus. Das Vorgespräch dient dazu, wichtige Informationen über die Patientinnen und Patienten zu erhalten und zu prüfen, ob unsere Strukturen und Angebote zu ihren medizinischen Erfordernissen passen», erklärt Bettendisponentin Natalie Schmidt.
Natalie Schmidt kümmert sich um die Bettenauslastung in der Psychosomatischen Medizin und Psychotherapie.
Da die Betten der Psychosomatischen Medizin und Psychotherapie praktisch immer zu hundert Prozent ausgelastet sind, beträgt die Wartezeit für unsere Patientinnen und Patienten ungefähr 2 bis 4 Wochen. «Das ist jedoch immer noch kürzer als in den meisten anderen Spitälern», weiss Natalie Schmidt. Zur Entlastung haben hier vor allem die zusätzlichen 12 Betten in Haus D für zusatzversicherte Patientinnen und Patienten, welche seit Anfang April 2024 verfügbar sind, beigetragen.
Häufig werden Aufenthalte verlängert
Muss der Aufenthalt einer Patientin oder eines Patienten verlängert werden, wird ein Verlängerungsgesuch beantragt. Die Ärztinnen und Ärzte oder Psychologinnen und Psychologen auf der Barmelweid verfassen rechtzeitig einen Bericht, der an die Krankenkassen geht. «Der Worst Case ist dabei natürlich eine Ablehnung des Verlängerungsgesuchs durch die Krankenkasse», sagt Aurora Dermaku, «in diesem Fall können wir ein Wiedererwägungsgesuch stellen. Wichtig ist, dass der Bericht genau darlegt, warum eine Verlängerung für die Patientin oder den Patienten wichtig und notwendig ist». Eine kurzfristige Verlängerung beeinflusst auch wieder die Bettenplanung. Auch da arbeitet das KoGu- und Bettendispo-Team Hand in Hand.
Optimale Auslastung glücklicherweise oft möglich
Schaut man auf Simone Heims Computerbildschirm, so sieht man reihenweise Balken mit Namen von Patientinnen und Patienten, die flexibel hin- und hergeschoben werden können. Simone Heim sagt mit einem Augenzwinkern: «Es ist ein bisschen wie ein Tetris-Spiel. Wir bemühen uns immer, dass die Planung möglich effizient ist und nach jedem Austritt nahtlos ein Eintritt erfolgt. Gleichzeitig versuchen wir, dass möglichst alle involvierten Stellen zufrieden sind». Die aktuellen Zahlen zeigen, dass das Team das Tetris-Spiel gut beherrscht: Zurzeit liegt die durchschnittliche Belegung bei 98,75%.
«Es gibt einem ein Gefühl von Zufriedenheit, wenn man am Nachmittag um 15.30 Uhr die definitive Eintrittsliste für den nächsten Tag per Mail an alle involvierten Stellen verschickt und darin sieht, dass man das bestmögliche Ergebnis erzielt hat», sagt Simone Heim, «und doch sind nicht immer alle zufrieden. Man lernt in der Bettendisposition, dass man es leider nicht immer allen recht machen kann. Daher braucht man auch ab und zu eine dicke Haut. Eine gute Kommunikation ist dabei das A und O».
*Der Huddle ist ein täglich stattfindendes, interdisziplinäres Kurzmeeting von 5 bis 10 Minuten. In einem strukturierten Ablauf werden unterschiedliche Kennzahlen mitgeteilt, so dass die Patientinnen und Patienten bestmöglich koordiniert und betreut werden können. Am Huddle-Board werden alle wichtigen Informationen aufgehängt und täglich aktualisiert.
